請求・集金
月謝管理システム
習い事やスクールの月謝管理をまとめて行えるシステムのデモです。
保護者がWebから入会を申し込むところから、毎月の請求作成、クレジットカード・口座振替・現金での集金、未納者の確認・督促、保護者マイページでの請求明細や支払い履歴の確認まで、月謝管理に必要な一連の流れを実際に操作できる状態で公開しています。
デモでは架空のサッカースクール「FCちゅらまーるサッカースクール」を題材にしていますが、学習塾・音楽教室・スポーツジム・道場・そろばん教室など、月謝制で運営しているさまざまな教室やスクールに活用できます。
こんな課題を解決します
教室の規模が小さいうちは、月謝袋とノートでも管理できます。しかし会員が増えてくると、「誰の何月分が未納なのか」の確認や、きょうだい割引・休会費・年会費などの計算に、毎月多くの手間がかかるようになります。
このシステムでは、そんな毎月の月謝管理をまとめて効率化します。
締め日に請求を作成すれば、在籍状況や各種料金・割引をもとに、会員ごとの請求と内訳を自動で作成。カード払いならそのまま決済され、支払期限を過ぎた未納者も自動で一覧化されます。
「請求を作る」「入金を確認する」「未納者を探す」といった毎月の作業を、できるだけ人の手で行わなくて済む仕組みにします。
毎月の流れは4ステップだけ
1. 請求をまとめて作成
在籍・休会・退会の状態から請求対象者を判定し、月謝に加えて、入会金・ユニフォーム代・年会費・スポーツ保険・きょうだい割引などを反映した請求をまとめて作成します。作成済みの会員に請求が重複することもありません。
2. 集金・入金確認
カード払いは請求と同時に決済。口座振替は振替データの出力と結果の取り込み、現金払いは受け取った会員の入金を登録するだけです。
3. 未納者を自動で確認
支払期限を過ぎても入金されていない会員は、自動で未納一覧に表示されます。月をまたいでも残るため、過去のノートや一覧表を見返して探す必要がありません。
4. まとめて督促
未納の保護者へまとめて督促メールを送信できます。いつ、何回送ったかも記録されるため、連絡状況もひと目で確認できます。
保護者からの問い合わせも減らせます
請求が確定すると、請求金額と内訳を記載したお知らせメールが保護者へ自動で届きます。
保護者マイページでは、今月の月謝や内訳、過去の支払い履歴、領収書などをいつでも確認できます。そのため、「今月はいくらですか？」「領収書をください」といった問い合わせを減らし、コーチや事務スタッフの負担を軽減できます。
ログインは会員番号とお子さまの生年月日だけなので、保護者が新しいパスワードを覚える必要もありません。
さらに、休会・退会の申し出もマイページから受け付けられます。申し出があると管理画面に表示され、そのまま承認できるため、「口頭で聞いていたけれど処理を忘れてしまった」といったミスも防げます。
新規入会もWebから受け付け可能です。クラスの選択、お子さま・保護者情報の入力、集金方法の登録までオンラインで完了し、申し込み後は会員番号も自動で発番されます。
主な機能
マイページのサンプル会員の生年月日は、ログイン画面に表示しています。デモでは決済・引き落としは実際には行われず、メールも送信されません（管理画面の「送信メール」から本文をご確認いただけます）。スクール名・月謝・会員データはすべて架空のもので、実在の団体とは関係ありません。
SCREENS
画面イメージ
実際に公開しているデモの画面です。保護者が使うスクールサイト・マイページと、教室のスタッフが使う管理画面をご紹介します。
横にスクロールしてご覧いただけます
OPTION
このデモには入っていないが、
追加で開発できること
教室の規模や運営のやり方に合わせて、あとから足していける機能です。最初から全部入れるのではなく、必要になった順に追加するのが、費用と操作の負担をいちばん抑えられます。
出欠管理と、回数に応じた請求
コーチがタブレットで出欠をつけ、振替受講の残回数を管理します。「月4回コース」「都度払い」のように、参加回数から月謝を計算する形にもできます。
請求の自動実行（毎月の締め）
締め日の朝に、請求の作成・カードの引き落とし・お知らせメールの送信までを自動で走らせます。人が忘れても止まりません。
LINE公式アカウント連携
請求のお知らせ・未納の督促・練習の中止連絡をLINEで送ります。メールより開封率が高く、保護者からの返信も受けられます。
複数教室・複数拠点の管理
校舎ごとに会員とクラスを分け、拠点別の売上と未納を集計します。担当のコーチには自分の校舎だけを見せる、といった権限分けも設計できます。
会計ソフト連携・売上のCSV書き出し
freee・マネーフォワードなどへ売上と入金のデータを渡します。月次の締め作業と、税理士への資料づくりが楽になります。
スポット費用の一括請求
遠征費・合宿費・大会参加費・スクールバス代など、対象者だけに発生する費用を選んで請求に載せます。集金袋を配らずに済みます。
FAQ
よくある質問
デモの管理画面で、請求の作成や消し込みを押しても大丈夫ですか？
問題ありません。デモは決済を行わないモードで動いているため、請求を作成してもカードへの課金は発生しません。督促メールなどの送信メールも実際には届かず、管理画面の「送信メール」に控えが残るだけです。当月ぶんの請求はあえて未作成の状態にしてありますので、ぜひ「請求をまとめて作成」から一連の流れをお試しください。
現金で集金している教室でも導入できますか？
できます。現金は請求一覧から1件ずつ消し込む運用に対応しており、カード・口座振替と同じ画面で扱えます。「まずは請求と未納の管理だけをシステムに移して、集金は今まで通り現金で」という始め方でも効果が出ます。
きょうだい割引や休会費など、うちの教室独自のルールにも対応できますか？
対応できます。デモでは月謝・入会金・ユニフォーム代・年会費・スポーツ保険・きょうだい割引・休会費を扱っており、金額はすべて管理画面から変更できます。回数券・年間一括払いといったルールも、開発時にうかがって組み込みます。
クレジットカード決済には何が必要ですか？
デモではStripeを使っています。Stripeのアカウント（審査あり・初期費用や月額費用は不要）をご用意いただければ、月謝はそのままお客様の口座へ入金されます。Stripe以外の決済サービスや、収納代行会社の口座振替にも対応できますので、まずはお問い合わせください。
費用と納期はどのくらいですか？
掲載している機能をそのまま使い、デザインと文言を教室に合わせる形であれば、比較的短い期間・費用でお渡しできます。追加したい機能や既存システムとの連携によって変わりますので、まずはお問い合わせから現在の集金のやり方をお聞かせください。お見積りは無料です。
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